Gli agenti IA persistenti sono progettati per conservare informazioni, operare nel cloud e restare disponibili attraverso canali come i messaggi di testo, invece di ripartire da zero a ogni Chat. In un articolo per Social Media Examiner, il coach di IA Jonathan Mast spiega come le aziende possono integrare questi strumenti, stabilire limiti e usarli per le attività di routine.

A differenza dei tradizionali strumenti di chat basati sull’IA, gli agenti persistenti possono mantenere un contesto continuo e continuare a operare anche quando il computer dell’utente è spento. Mast afferma che ciò può essere utile per le attività ripetitive, ma avverte che gli agenti non gestiscono un’azienda da soli: le persone restano al centro del lavoro e l’IA amplifica le loro capacità e la loro esperienza.

L’articolo esamina quattro opzioni: Grok Bot, Muse, Dots e Instinct. Mast consiglia di sceglierne una e usarla con costanza, così che possa sviluppare una comprensione più approfondita del lavoro dell’utente nel tempo. Dice che Muse e Instinct erano gratuiti al momento della registrazione, mentre Dots richiedeva un piano ChatGPT Team o Enterprise, al costo di 125 dollari per utente al mese. Avverte inoltre che l’uso di servizi gratuiti comporta la necessità di decidere se il fornitore debba avere accesso ai dati aziendali e osserva che i prezzi dell’IA possono cambiare rapidamente.

Prima di concedere a un agente l’accesso ai sistemi aziendali, Mast consiglia di stabilire regole chiare su ciò che può fare senza autorizzazione, sul luogo in cui deve salvare il proprio lavoro e sulla possibilità di usare il computer del titolare. Le sue restrizioni di base prevedono l’approvazione prima di effettuare acquisti, eliminare file, condividere file, inviare messaggi o assumere impegni. Consiglia di consentire all’agente di svolgere ricerche e preparare materiali in autonomia, richiedendo però l’approvazione di una persona prima che contatti qualcuno o agisca sulla base di una decisione.

L’accesso dovrebbe essere limitato a ciò di cui l’agente ha bisogno. L’azienda di Mast autorizza gli agenti a usare specifiche cartelle condivise di Google Drive, anziché l’intero drive. Per attività come la gestione delle email e del calendario, preferisce inoltre computer virtuali basati sul cloud, così da evitare che l’agente prenda il controllo dello schermo dell’utente e consentirgli di continuare a lavorare quando il computer locale è spento.

Mast afferma che la formazione dovrebbe riguardare l’azienda, i suoi clienti, i prodotti e il personale, oltre al singolo utente. Un modo per iniziare è chiedere agli strumenti di IA già in uso di creare un profilo di ciò che sanno dell’utente e poi fornire quel materiale al nuovo agente. I suoi documenti di formazione includevano informazioni sulla sua famiglia e sui membri del suo team, compresi i loro ruoli e i dati di contatto.

Consiglia inoltre di fornire agli agenti indicazioni pertinenti sulle preferenze comunicative. La sua azienda conserva i profili DISC e Myers-Briggs dei dipendenti in un foglio di riferimento condiviso, che l’agente può usare per adattare il modo in cui presenta le informazioni ai diversi colleghi. Mast afferma che l’obiettivo è preservare la voce dell’azienda, formulando al contempo i messaggi in modo che il destinatario possa comprenderli.

Per un primo flusso di lavoro, Mast suggerisce di collegare gli account email e del calendario, vietando inizialmente all’agente di inviare messaggi o fissare appuntamenti senza approvazione. L’agente può smistare la posta in arrivo, segnalare gli elementi a cui occorre rispondere, assegnare altri messaggi ai colleghi e controllare la posta più vecchia alla ricerca di elementi trascurati. Mast afferma che, per lui, questo ha ridotto il tempo dedicato alle email da ore in alcune giornate a pochi minuti.

Altri flussi di lavoro descritti nell’articolo includono l’inoltro delle attività tra gli agenti dei membri del team, l’aggiornamento di una dashboard condivisa di reportistica, il controllo dei rinnovi degli abbonamenti e un breve confronto quotidiano sulle attività. Un agente può anche confrontare gli eventi del calendario con le trascrizioni o le registrazioni delle riunioni, per tenere traccia degli impegni e segnalare conflitti di orario. Ogni flusso di lavoro dipende dalle regole di accesso e approvazione stabilite durante la configurazione.

Fonti: Social Media Examiner.