La gestione dei social media va ben oltre la pubblicazione di contenuti. I team devono creare materiali, programmarli e approvarli, rispondere al pubblico, monitorare le conversazioni e analizzare i risultati. Organizzare queste responsabilità in base alla frequenza può rendere il carico di lavoro più gestibile e chiarire chi è responsabile di ciascuna attività.
Le responsabilità principali rientrano in cinque aree: creazione di didascalie e risorse visive, pianificazione e pubblicazione dei contenuti, interazione con commenti e messaggi diretti, ascolto delle conversazioni sul brand e sul settore e misurazione delle prestazioni.
Il lavoro quotidiano mantiene gli account attivi e reattivi. I responsabili dovrebbero controllare commenti e messaggi diretti, inoltrando ai team appropriati problemi come le domande sulla fatturazione. Dovrebbero inoltre esaminare i post programmati alla ricerca di link non funzionanti, errori e cambiamenti del contesto prima della pubblicazione.
Il monitoraggio quotidiano dovrebbe includere sia le menzioni dirette sia i riferimenti non contrassegnati al brand. I termini di ricerca utili possono comprendere il nome dell’azienda, i nomi dei prodotti, gli errori di ortografia più comuni e gli hashtag del brand. Tenere sotto controllo le tendenze del settore può far emergere conversazioni pertinenti, mentre salvare le idee promettenti durante la normale navigazione può contribuire a creare un utile archivio di contenuti.
Le attività settimanali sono pensate per aiutare i team a lavorare in anticipo. Comprendono il completamento del calendario dei contenuti, l’individuazione delle lacune nei temi trattati, la creazione di materiali in blocco e l’invio anticipato per l’approvazione dei post a maggior rischio, come quelli relativi a lanci o promozioni. Una revisione settimanale delle prestazioni può concentrarsi sui modelli immediati invece che su un rapporto completo, mentre una riunione del team aiuta a coordinare il lavoro imminente.
Le responsabilità mensili e trimestrali si concentrano sulla strategia. Il reporting mensile dovrebbe focalizzarsi sulle metriche collegate agli obiettivi dei social media, mentre la pianificazione delle campagne dovrebbe tenere conto dei lanci, delle festività e degli eventi imminenti. Ogni trimestre, i team possono verificare le informazioni del profilo, i link, i post fissati e le immagini, per poi valutare se obiettivi, budget e priorità delle piattaforme siano ancora appropriati.
La distribuzione del lavoro dipende dalle dimensioni del team. Un responsabile unico può occuparsi di strategia, contenuti, gestione della community e reporting, rendendo particolarmente utili l’automazione, il riutilizzo dei contenuti, il lavoro in blocco e orari definiti per la gestione della posta in arrivo. I team piccoli possono suddividere la responsabilità per funzione, ma dovrebbero documentare i compiti, semplificare le approvazioni e organizzare una copertura sostitutiva.
I team più grandi o che gestiscono più brand utilizzano in genere ruoli dedicati ai contenuti, alla gestione della community, all’ascolto, alla pubblicità sui social e all’analisi. A questa scala, flussi di approvazione chiari, controlli degli accessi e librerie condivise di risorse approvate aiutano a coordinare i team regionali e quelli dei diversi brand senza rallentare la pubblicazione ordinaria.
L’intelligenza artificiale può supportare attività ripetitive come la stesura di didascalie, l’adattamento dei contenuti per piattaforme diverse, il brainstorming di hook e l’identificazione di modelli nei report. Tuttavia, la guida sottolinea che le persone devono comunque fornire il contesto del brand, verificare il risultato e decidere quali idee siano adatte al pubblico.
I team combinano comunemente una piattaforma di gestione dei social media con strumenti di progettazione, ascolto, analisi e gestione dei progetti. Una piattaforma centrale può occuparsi di calendari, programmazione e reporting, mentre gli strumenti di supporto aiutano nella produzione visiva, nel monitoraggio delle conversazioni e nell’assegnazione delle attività.
La guida presenta inoltre gli strumenti Perch, Nest e Lumen di Hootsuite come esempi di questo approccio integrato. Perch viene utilizzato per la pianificazione, le approvazioni e la programmazione; Nest riunisce le caselle di posta dei social e instrada i messaggi; Lumen monitora le menzioni del brand, le tendenze e i concorrenti. Nel complesso, queste funzioni mirano a ridurre il coordinamento manuale e a offrire ai team una visione più chiara del lavoro ricorrente sui social media.
Fonti: Hootsuite Blog.